Hồ sơ, tài liệu của người nước ngoài muốn được sử dụng và công nhận theo quy định của pháp luật Việt Nam phải thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo luật cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài 2017 quy định: “Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài và chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam phù hợp với quy định của pháp luật”. Như vậy, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan ngoại giao Việt Nam xác nhận những giấy tờ, tài liệu đó có phù hợp pháp luật nước ngoài, xuất xứ từ tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài (nước xuất xứ của tài liệu, giấy tờ đó) hay không; những giấy tờ làm tại Việt Nam thì tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam nên đã công chứng, chứng thực hợp lệ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự nữa.
Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
