"Những chiến binh không mệt mỏi" của Visa Vietpower

Các chuyên viên của Visa Vietpower là những người trực tiếp tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng, đồng thời là người theo sát hồ sơ từ lúc tiếp nhận từ tay khách hàng đến lúc khách hàng được cấp visa. Tuy nhiên, mấy ai hiểu được rằng đằng saumỗi tấm visa là cả một quá trình.

 

Đã gần 10 giờ đêm nhưng Thành cùng các cộng sự của mình vẫn cần mẫn ở lại văn phòng thực hiện công việc soạn hồ sơ xin visa Mỹ cho khách hàng. Hôm nay Visa Vietpower vừa tiếp nhận hơn 10 bộ hồ sơ xin thị thực nhập cảnh các nước nên mọi người đều đang phải dốc hết sức lực với mục tiêu ra được kết quả visa sớm cho khách hàng.

 

Không chỉ riêng mình Thành, hầu như tất cả những chuyên viên của Visa Vietpower đều làm việc với một tinh thần cao độ, chăm chỉ và hết sức cẩn thận. Có thể gọi họ chính là những “chiến binh không mệt mỏi”.

 

 

Những công việc của một chuyên viên visa

 

Hẳn nhiều người còn chưa rõ công việc của một chuyên viên visa, thực sự người chuyên viên visa không chỉ phải nắm được những kỹ năng văn phòng thông thường như đánh máy hay xử lý văn bản,v...v... mà công việc của họ còn quan trọng hơn, bao quát và tổng hợp hơn. Họ là người trợ giúp đắc lực cho khách hàng - Những người có nhu cầu xin visa nhập cảnh nước ngoài trong hành trình được cấp thị thực.

 

Rõ nét hơn, công việc của một chuyên viên Visa Vietpower gồm có:

 

- Tiếp nhận thông tin trực tiếp từ phía khách hàng bao gồm nhu cầu, tình trạng nhân thân, công việc, tài chính,… Qua đó đưa ra đánh giá sơ bộ về hồ sơ của khách hàng.

 

- Sàng lọc, phân loại những trường hợp khách hàng phù hợp và không phù hợp với dịch vụ của công ty.

 

- Tiếp nhận hồ sơ, tiến hành xử lý hồ sơ của khách hàng. Cụ thể: Lên phương án xử lý hồ sơ cho từng trường hợp; Tư vấn hỗ trợ bổ sung những giấy tờ còn thiếu để hoàn thiện hồ sơ cho khách hàng; Rà soát những thông tin trong hồ sơ; Sắp xếp hồ sơ theo đúng trình tự mà lãnh sự quán yêu cầu. Trực tiếp nạp hồ sơ khách hàng lên lãnh sự quán và theo dõi quá trình xét cấp thị thực; Trong trường hợp khách hàng phải lên Lãnh sự quán để phỏng vấn thì chuyên viên sẽ là người tư vấn về cách trả lời sao cho buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, tăng khả năng được cấp visa cho khách hàng.

 

- Tiếp nhận visa từ Lãnh sự quán khi có kết quả và trao visa tận tay khách hàng.

 

- Thường xuyên cập nhật những thông tin về chính sách, những đổi mới trong chính sách cấp thị thực nhập cảnh vào các nước mà khách hàng có nhu cầu xin visa.

 

Công việc này đòi hỏi người chuyên viên phải có đầu óc nhanh nhạy trong việc xử lý tình huống, xử lý hồ sơ cùng tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Tinh thần hỗ trợ lẫn nhau, sự đóng góp, xây dựng nhằm đánh giá và rà soát lại toàn bộ quá trình làm việc cũng rất quan trọng. Dựa vào đó người chuyên viên sẽ đề ra kế hoạch phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu công việc.

 

 

“Những chiến binh không mệt mỏi”

 

Bích Thùy, nữ chuyên viên trẻ của Visa Vietpower chia sẻ: “Làm việc trong môi trường văn phòng, ngồi điều hòa nhưng đôi lúc em vẫn thấy thực sự căng thẳng, nhưng nghĩ đến khách hàng đang trông chờ thì em lại như được tiếp thêm năng lượng”. Với số lượng hồ sơ khách hàng hầu như lúc nào cũng trong tình trạng quá tải đặc biệt vào những thời điểm “hot”, ít khi nào các cán bộ chuyên viên của Visa Vietpower có thời gian nghỉ ngơi thư giãn. Những chồng hồ sơ dày đặc cùng màn hình máy tính luôn sáng bên cạnh nỗi mong chờ từ phía khách hàng khiến cho phòng visa của công ty Vietpower luôn là “điểm nóng”. Mặc dù vất vả và căng thẳng là vậy nhưng trên hết mỗi chuyên viên luôn ý thức được vai trò quan trọng mà mình đang gánh vác. Nhiều đêm các chuyên viên sẵn sàng “quên” cả bữa ăn, những giờ nghỉ ngơi để tập trung giải quyết hồ sơ giấy tờ, đảm bảo sự chính xác đến từng chữ số, con chữ. “Càng làm càng mê, càng thấy được giá trị bản thân nên dù bất cứ lý do nào thì em vẫn quyết định gắn bó với nghề này lâu dài” - Bích Thùy tâm sự.

 

 

Với kinh nghiệm gần 10 năm xử lý hàng ngàn bộ hồ sơ, đã có nhiều trường hợp hồ sơ không được hoàn hảo thậm chí rất nhiều điểm yếu nhưng Visa Vietpower vẫn thành công trong việc giúp nhiều khách hàng được cấp visa đến những nước như Mỹ, Anh, Úc, Canada,… Điều này cho thấy năng lực của các chuyên viên đã phần nào được kiểm chứng. Nhưng trên hết là tinh thần trách nhiệm của cả phòng, đảm bảo sự hài lòng cao nhất cho khách hàng. “Khi những thông tin trong hồ sơ cần phải khai báo chính xác đến từng chi tiết, khi một sai sót nhỏ có thể làm mất cơ hội được cấp visa cùng sự mong mỏi xen lẫn sốt ruột từ khách hàng thì dù có khó khăn thế nào chúng tôi vẫn phải làm việc khẩn trương và nghiêm túc, Ai cũng chọn việc nhẹ nhàng, gian khổ sẽ dành phần ai?”. - Chuyên viên Thành chia sẻ.